Achter evads
Len de Koning over promoters en de oprichting van evads
Len de Koning is samen met Stijn Oorthuijsen oprichter van evads. Vanuit zijn eigen evenement BPM Europe zag Len hoeveel regelwerk er komt kijken bij de samenwerking met promoters. Die ervaring vormde een belangrijke aanleiding om samen een platform te bouwen dat taken, ticketverkopen en beloningen op één plek samenbrengt.
Een promotorteam vraagt om duidelijke afspraken
Promoters helpen een evenement onder de aandacht te brengen. Ze delen berichten, vertellen vrienden over een editie en verspreiden hun persoonlijke ticketlink. Daar staat vaak een beloning tegenover, zoals gratis toegang of consumptietegoed.
In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om die afspraken bij te houden. Een vraag wordt in de groepsapp gesteld, een toezegging staat in een privégesprek en de gastenlijst wordt ergens anders bijgewerkt.
Voor Len betekende dit veel handmatig werk. Bovendien ontbrak een centraal overzicht van de bijdragen van individuele promoters. Dat maakte het lastig om consequent te bepalen wie welke beloning had verdiend.
Samen met Stijn Oorthuijsen een oplossing bouwen
Stijn herkende dezelfde situatie vanuit STYASS. De twee besloten daarom iets te bouwen dat ze bij hun eigen evenementen konden gebruiken.
Hun uitgangspunt was eenvoudig: een promoter moet kunnen zien wat er van hem of haar verwacht wordt en wat daar tegenover staat. De organisator moet die voortgang kunnen volgen.
Dat werd evads. Binnen het platform bepaalt de organisator welke taken er zijn, wanneer ze afgerond moeten zijn en welke doelen bij een beloning horen. Zo kunnen afspraken vooraf duidelijk worden gemaakt.
Wat een promoter in evads ziet
Iedere promoter heeft een eigen omgeving. Daar staan de beschikbare taken, de persoonlijke ticketlink en de voortgang richting beloningen.
De organisator kan bijvoorbeeld een gastenlijstplek koppelen aan een aantal voltooide taken. Of een andere beloning instellen voor het verkopen van tickets. Welke voorwaarden gelden, bepaalt de organisator zelf.
Voor uitgevoerde taken levert de promoter een screenshot aan. De organisator kan die bekijken en ziet de geregistreerde voortgang in het dashboard. Daarmee ontstaat een duidelijkere basis om inzet te bespreken en beloningen toe te kennen.
Van eigen gebruik naar andere events
In gesprekken met andere organisatoren merkten Len en Stijn dat hun ervaring herkenbaar was. Het handmatig aansturen van promoters en het ontbreken van overzicht speelden ook bij andere evenementen.
Daarom maken ze evads ook voor andere organisatoren beschikbaar. Het platform ondersteunt de samenwerking met een bestaand promotorteam en geeft organisatoren een werkwijze die ze bij volgende edities opnieuw kunnen gebruiken.
Een demo voor jouw promotorteam
Wil je bekijken hoe jouw taken, ticketlinks en beloningen in evads samenkomen? Tijdens een demo laten Len of Stijn zowel het organisatordashboard als de omgeving van de promoter zien. Zo kun je beoordelen hoe het platform bij jouw event past.